Cosa fare in caso di ritardo check-in? guida e consigli utili

Cosa fare in caso di ritardo check-in: guida e consigli

Cosa fare in caso di ritardo check-in??

Nel mondo degli affitti brevi è molto probabile che i gestori degli appartamenti si ritrovino a dover affrontare problemi fastidiosi come i ritardi dei Guest in arrivo per il check-in.
[n1related i=”0″] Questo ovviamente si traduce in aumenti dei costi e perdita di tempo. Quindi come può un gestore ottimizzare il tempo, anche in situazioni del genere, di cui apparentemente risulta non essere il principale fautore??

Quali sono i principali metodi che un gestore può adottare?

Prima di tutto bisogna fare una distinzione fondamentale tra due tipi frequenti di ritardi: il primo, quello più auspicabile per ogni host, è il ritardo annunciato; il secondo invece, quello più fastidioso, è il ritardo improvvisato.

Si parte dal presupposto che questi problemi possono essere risolti esclusivamente con una buona comunicazione esterna ed interna con il proprio guest; il più delle volte però la causa maggiore è il mancato buon senso dei propri ospiti, ignari dei danni che possono causare.

Modi più opportuni per risolvere problemi legati al ritardo dei propri guest in fase di check-in

Quindi come comportarsi diligentemente e come agire step by step.

  • Airbnb, come i principali players dello sharing economy, danno la possibilità agli host di specificare, durante la stillazione dell’annuncio, l’orario di check-in e check-out. In questa fase quindi è fondamentale precisare e sollecitare il proprio ospite a dare avviso di un suo possibile ritardo, in che modo: ponendo delle fee aggiuntive qualora si vada oltre l’orario di check-in impostato. Questo è un primo passo vitale per la credibilità di un host, perché lo pone in una situazione di garanzia propria, di modo che la colpa non ricada su di lui, evitando così commenti negativi sulla sua immagine.

Come scrive un host Airbnb Paola: “ti suggerisco di inserire nelle Regole della Casa che in caso di ritardo sull’orario di check-in programmato c’è un pagamento extra e che le chiavi non possono essere consegnate ad altre persone se non quelle della prenotazione. Così eviterai che l’Ospite ti faccia una recensione negativa perchè non hai voluto dare le chiavi o non ti sei fatta trovare. Così potrai decidere se applicare o meno la penale; perchè dipende dalle motivazioni del ritardo. Tieniti sempre del margine per attendere gli ospiti, gli imprevisti, in quanto tali, non sono prevedibili”

  • Il passaggio successivo è una buona comunicazione ad personam, tramite le principali applicazioni di chat istantanea come whatsapp, messenger etc. In questo modo si riesce a costruire un certo rapporto di confidenza con il proprio ospite mettendolo così nella situazione di sentirsi in dovere di comunicare qualsiasi cambiamento ed evenienza.Soluzione che però potrebbe non bastare nel caso di clienti intercontinentali, provenienti da paesi con tariffazione telefonica diversa da quella del paese di arrivo. Sapendo ciò quindi, in fase di prenotazione, sarebbe bene farsi comunicare i dati dei voli o mezzi di trasporto che utilizzeranno in modo che li si possano monitorare.
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Arrivati a questo punto, stando al buon senso dei nostri clienti, le cose dovrebbero andar bene.

Ritardo check-in annunciato

Quindi nel primo caso, ovvero dei guest in ritardo annunciato, gli host dovranno procedere ad una programmazione diversa della propria giornata in modo che si possa ottimizzare al meglio il tempo e recuperare quegli sprechi che ne potrebbero derivare (sempre in termini di costi e tempo): per esempio procedere ad un altro check-in nelle vicinanze.

Ritardo check-in improvviso

Se sfortunatamente dovesse presentarsi il secondo caso, ovvero di guest in ritardo non annunciato, prima di tutto si è coscienti che quel problema subito si trasformerà in risarcimento danni, secondo bisogna avere già in serbo un piano B.

L’esempio più lampante sarebbe  quello di comunicare sempre in sede di prenotazione un secondo luogo dove poter ritirare le chiavi e procedere quindi al check-in.

Certi che, in ogni caso, airbnb dà anche la possibilità agli host di poter recensire i propri guest in qualsiasi momento e per qualsiasi motivo.

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